業務で内容証明郵便をお考えの際はご相談ください
内容証明郵便とは
内容証明郵便とは郵便物の中の文書について、日本郵便が証明してくれる制度のことです。
郵便物は一般書留郵便である必要があります。
たとえば文書が債権回収についての内容であれば、債権回収の意思を具体的に示すことによって、それを日本郵便が「この内容のとおりです」と裏付けを行ってくれる制度です。
内容証明を請求することによってその文書がいつどのような内容で、誰から誰宛に出されたかが証明されることとなり、証拠書類として非常に有用なものとなります。
しかし内容証明自体は、どのような内容が書かれているかについてを証明するものであって、その内容が事実であるかどうかを証明するものではありません。
内容証明の活用方法
内容証明は、次のような目的で使います。
- 訴訟等を提起する前に相手方にその事実を伝える手段として発信することで、無用なトラブルの防止につながります。
- 証拠としての事実をあらためて伝えることによって、相手方に心理的負担をあたえ、訴訟に至ることを未然に防ぐ効果もあります。
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内容証明の効果について
内容証明の効果としては次のようなものがあります。
- 内容証明自体に法的な効果はありません。
- 記載内容が事実として残るため、訴訟になった場合などは有力な証拠となります。
- 相手方に対して心理的な圧力を与えるとともに、併せて催促の効果も期待できます。
- 内容証明を出すことによって、時効中断の催告の効果をもたらします。催告自体には中断の効果がありませんので、時効中断をするためにはあらためて６ヶ月以内に裁判上の請求をする必要があります。
- 確定日付を得られるため、第三者に対抗することが可能となります。
- 発信者の強い意志や真剣さが伝わることで、相手の心理的負担が増します。
- 郵便局での保管期間は５年間です。紛失してしまった場合には差出人本人のみが再度証明を行えます。
内容証明が有効な事案次のような場合には、内容証明が特に有効です。
- 売掛金等の支払請求や催促するとき。
- 各種損害賠償請求を行うとき。
- 警告や差し止めを行うとき。
- 消滅時効の援用を行うとき。
- 債権譲渡を要求するとき。
- 契約解除を通告するとき。
- 迷惑行為の撤去を要求するとき等。
内容証明が到達した場合
次の場合は相手方に内容証明が到達したとされ、内容証明の効果が得られます。
- 郵便局の配達員が、直接相手に手渡して受領印をもらった場合。
- 本人限定郵便でないものであっても、相手方の家族や社員等に受領印を押してもらった場合。
- 相手方が受け取りを拒否した場合には、受け取らなくても到達の効果が得られます。文書が届いたものとして扱われますが、文書自体は差出人に返還されます。
内容証明が不達の場合
次の場合は相手方に内容証明が到達しなかったものとされ、内容証明の効果は得られません。
- 相手方が毎回不在の場合は配達員がポストに不在通知を残しますが、保管期間を過ぎると内容証明は差出人に返却され、不達となります。
- 差出した住所に相手方がいない場合には宛先人不明で文書は差出人に返還され、不達となります。
- 宛先人不明の場合は不達となりますが、「公示送達」を行うことによって到達したとみなされます。
公示送達
公示送達は次の手順で行ないます。
- 相手が最後にいたと思われる住所地を管轄する簡易裁判所に、送付した文書を提出して公示送達の申請を行ないます。
- 裁判所の判断により、裁判所の掲示板や官報などに文書を掲示します。
- 文書の掲示後２週間を経過した後、相手方に意思表示が到達したものとみなされます。
強い味方の配達証明
内容証明はそれ自体が事実として有効性のあるものですが、配達証明をあわせて使用することでより有効性が増します。
- 配達証明を付けると、配達後に配達証明書が送付されてきます。
- 内容証明郵便を、いつ出しいつ届いたかという事実が証明されます。内容証明郵便だけでは、配達日がわかりません。
- 配達証明書は発送後でも、１年以内であれば発行してもらえます（書留郵便の受領書が必要です）
- 一般書留郵便のみに付けられます。
そのほかの郵便
配達日指定郵便
- 配達する日を指定することができます。相手方の不在がわかっている場合には効果的です。休日でも指定できます。
- 時間の指定はできません。
本人限定受取郵便
- 相手方１名を指定してすることができます。
- 相手方は身分証明書を提示して受け取りをします。
差出人や受取人が複数の場合
差出人や受取人が複数の場合は、次のように送付することもできます。
- 差出人が複数の場合は連名ですることができ、１回の内容証明郵便ですることができます。この場合の契印や訂正印等は差出人全員の訂正印を押します。
- 受取人が複数であって内容も同じ場合には、受取人を連記し１回の内容証明郵便ですることができます。
- 受取人が複数であって内容も同じ場合であっても、受取人を連記せずに各自に送ることもできます。この場合は、文面や日付は同じものにしなければなりません。
内容証明の差出方法
内容証明はポストに投函することはできません。差し出すことのできる郵便局は、集配郵便局及び支社が指定した郵便局のみです。
郵便窓口で次のものを提出します。
- 内容証明の対象となる文書
- 対象文書の謄本２通（差出人と郵便局が各１通ずつ保存します）
- 差出人および受取人の住所氏名を記載した封筒
- 念のため印鑑を持参します。
内容証明の作り方について
内容証明郵便の中身とする文書については、文字や行数、契印の押し方等を守らないと受理してもらえません。
用紙や書き方については特に決められていません。
内容証明を書く際の留意点
しかし相手方にこちらの意図や意思を正確に伝えることが重要な文書であり、心理的負担を強めて催促を期待するものであるならば、書き方も相応なものが必要になります。
内容証明を書く場合の留意点としては次のようなものがあります。
- 表題は簡潔に、趣旨が一意で伝わるものを付けます。
- 強い催促を伴うものであっても、トラブルを避けるためには柔らかい表現も考慮する必要があります。
- 内容は意図が確実に伝わる表現で記載します。
- 誤字脱字はなくします。
- 主観的な感情等は記載しないほうが無難です。
- 相手方に揚げ足を取られないよう、内容を十分吟味しましょう。
- 間違えた内容であっても訂正や撤回はできません。
- 事実調査は十分行いましょう。その上で文面に請求の根拠を記載します。
記載する内容
内容証明に記載する内容は次のとおりです。
- 相手方が個人の場合は住所と氏名を記載します。
- 相手方が法人の場合は所在地と名称の他に代表者指名を記載します。
- 差出人も同様に記載します。
- 代理人がいる場合は同様に記載します。
- 本文に押印は必要ありませんし、押す場合は認印でも構いません。しかし内容の価値を高めるために、実印の押印も一考かと存じます。
- 訂正印や契印は必要になります。
- 差出し年月日を記載します。
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